Ich sehe und erhalte immer wieder Exceldateien aus unterschiedlichen Quellen, deren Inhalte sich mir nicht auf den ersten Blick erschließen. Erst auf Nachfragen können simple Sachverhalte geklärt werden.
Warum ist das so?
Unvollständige Informationen
Nachfolgend die Top 4 der fehlende Informationen:
nichtssagender Dateiname (1)
in etwa Mappe1.xls. Aha!
Schön wäre doch ein Datum im Dateinamen, möglichst international, z.B. 20250127 und etwas über den zu erwartenden Inhalt wie ‚Umsatz‘, ‚Kunden‘ oder ‚Artikel‘
nichtssagende Registernamen (2)
wie etwa ‚Tabelle1‘, ‚Tabelle2‘, etc.
Mit der Registerlasche stehen 31 Zeichen zur Verfügung und per Doppelklick kann doch schnell ein hilfreicher Begriff wie ‚Kunden‘, ‚Umsätze‘, etc. eingetragen werden.
leere Register
was sagen mir leere Arbeitsblätter? Wozu sind diese gut? Warum werden diese nicht mal eben gelöscht vor der Speicherung und Weitergabe?
Daten nicht selbsterklärend
auch sind die zur Verfügung gestellten Daten nicht selbsterklärend. Der Absender weiß z.B. das die Daten gefiltert sind, es steht aber nirgendwo. Es gibt so viele Situationen, in der ich mir ein paar mehr Informationen wünsche.
Excel – viele Informationen
Das oben beschriebene Problem kann ganz einfach gelöst werden. Ich verwende in diesem Fall eine vorbereitete Vorlagendatei. Hier werden dann mit einem Deckblatt alle notwendigen Informationen erfasst und mit ein wenig Disziplin die Register benannt. Für wiederkehrende Reports letztendlich wenig Arbeit.
Wenn Sie möchten, können Sie die abgebildete Vorlagedatei kostenfrei herunterladen, anpassen und verwenden.
[Portfolio Deckblatt]
Gerne erstelle ich für Sie eine oder mehrere Vorlagendateien mit Ihrem Corporate Design und nach Ihren Vorgaben.
- Registerlaschen können aussagekräftig benannt werden (1)(2)(3)
- Auf dem Deckblatt kann ein Arbeitstitel für diese Arbeitsmappe hinterlegt werden (4)
- Mit dem Header kann ein Untertitel hinterlegt werden (5)
- Bei Bedarf wird ein Logo platziert (6)
- Auf dem Deckblatt wird der ‚aktuelle Stand‘ der Bearbeitung als Datum eingetragen (7)
- Die Nennung von Datenquellen ermöglicht einen Rückschluß auf die Daten (8)
- Mit dem Reportersteller kann die verantwortliche Abteilung benannt werden (9)
- Mit den Kontaktdaten (E-Mailadresse) und einer Rufnummer wird ein Nachfragen einfach (10)(11)
- Insbesondere wenn die Daten das Haus verlassen ist eine Liste der Stakeholder notwendig (12)
- Der Inhalt der Arbeitsmappe kann mit wenigen Stichworten oder Sätzen beschrieben werden (13)
- Ausführliche ‚Bemerkungen‘ helfen die Daten zu bewerten und eventuelle Unschärfen zu verstehen (14)
- Bei Bedarf kann ein Vertraulichkeitshinweis per Auswahl aus einem DropDown eingefügt werden (15)
- Ein kleines Menü mit klickbaren Links kann das Navigieren in der Mappe vereinfachen (16)
Hier nicht zu sehen; vorformatierte Listen oder Pivottabellen.
Download
HGC_Beispiel.zip
Laden Sie die ZIP-Datei herunter und entpacken Sie das Beispiel.
Überarbeiten
Sie können die entpackte Vorlagedatei überarbeiten. Beachten Sie bitte, das für das Deckblatt ein Blattschutz (ohne Kennwort!) aktiviert ist, den Sie vor einer Bearbeitung aufheben sollten.
Das Deckblatt ist so gestaltet, das es auf einer DIN A4-Seite gedruckt werden kann. Hierzu ist ein Druckbereich definiert, der durch den umlaufenden schwarzen Rahmen definiert wird. Die Felder für die Aufnahme von Informationen wurden entsperrt; bei aktiviertem Blattschutz können nur die nicht gesperrten Zellen bearbeitet werden.
Wenn Sie Zeilen oder Spalten für das Deckblatt gelöscht oder hinzugefügt haben, dann prüfen Sie bitte zwischendurch, das alles auf ein Blatt passt.
Installation
Die Datei selbst benötigt keine Installation.
Sie können:
- per Doppelklick eine neue Arbeitsmappe erzeugen. Die heruntergeladene Datei befindet sich hierzu in einem beliebigen Verzeichnis
- Sie kopieren die Datei in das Verzeichnis der ‚Benutzerdefinierten Office-Vorlagen‘. Fortan steht Ihnen die Datei im Menü ‚Datei / Neu / Benutzerdefiniert‘ zur Verfügung.