Immer wieder erhalte ich Excel-Dateien aus unterschiedlichen Quellen, deren Struktur und Inhalte nicht selbsterklärend sind. Ohne zusätzliche Rückfragen lassen sich selbst grundlegende Informationen oft nicht eindeutig interpretieren. Das erschwert die Weiterverarbeitung und Analyse.
Woran liegt es, dass diese Daten nicht klarer und standardisierter aufbereitet werden?
Excel – unvollständige Informationen
Nachfolgend die Top 4 der fehlende Informationen:
nichtssagender Dateiname (1)
in etwa Mappe1.xls. Aha!
Schön wäre doch ein Datum im Dateinamen, möglichst international, z.B. 20250127 und etwas über den zu erwartenden Inhalt wie ‚Umsatz‘, ‚Kunden‘ oder ‚Artikel‘
nichtssagende Registernamen (2)
wie etwa ‚Tabelle1‘, ‚Tabelle2‘, etc.
Mit der Registerlasche stehen 31 Zeichen zur Verfügung und per Doppelklick kann doch schnell ein hilfreicher Begriff wie ‚Kunden‘, ‚Umsätze‘, etc. eingetragen werden.
leere Register
was sagen mir leere Arbeitsblätter? Wozu sind diese gut? Warum werden diese nicht mal eben gelöscht vor der Speicherung und Weitergabe?
Daten nicht selbsterklärend
Die bereitgestellten Daten sind häufig nicht selbsterklärend. Beispielsweise weiß der Absender, dass die Daten gefiltert wurden – aber dieser Hinweis fehlt in der Datei selbst. Auch die Datenüberschriften fehlen manchmal gänzlich oder sind unvollständig oder bestehen aus mehreren Zeilen, was die Weiterverarbeitung erschwert.
Es gibt viele solcher Situationen, in denen ein paar zusätzliche Informationen die Arbeit deutlich erleichtern würden.
Excel – viele Informationen
Das oben beschriebene Problem lässt sich unkompliziert lösen: Ich nutze dafür eine vorbereitete Excel-Vorlagedatei mit einem übersichtlichen Deckblatt, auf dem alle relevanten Informationen erfasst werden. Mit etwas Disziplin bei der Benennung der Tabellenblätter entsteht eine klare Struktur, die auch bei wiederkehrenden Reports nur minimalen Aufwand erfordert.
Wenn Sie möchten, können Sie die gezeigte Vorlage kostenlos herunterladen, individuell anpassen und direkt verwenden.
[Portfolio Deckblatt]
Gerne erstelle ich für Sie eine oder mehrere Vorlagendateien mit Ihrem Corporate Design und nach Ihren Vorgaben.
- Registerlaschen können schnell aussagekräftig benannt werden (1)(2)(3)
- Auf dem Deckblatt kann ein Arbeitstitel für diese Arbeitsmappe hinterlegt werden (4)
- Mit dem Header kann ein Untertitel hinterlegt werden (5)
- Bei Bedarf wird ein Logo platziert (6)
- Auf dem Deckblatt wird der ‚aktuelle Stand‘ der Bearbeitung als Datum eingetragen (7)
- Die Nennung von Datenquellen ermöglicht einen Rückschluß auf die Daten (8)
- Mit dem Reportersteller kann die verantwortliche Abteilung benannt werden (9)
- Mit den Kontaktdaten (E-Mailadresse) und einer Rufnummer wird ein Nachfragen einfach (10)(11)
- Insbesondere wenn die Daten das Haus verlassen ist eine Liste der Stakeholder notwendig (12)
- Der Inhalt der Arbeitsmappe kann mit wenigen Stichworten oder Sätzen beschrieben werden (13)
- Ausführliche ‚Bemerkungen‘ helfen die Daten zu bewerten und eventuelle Unschärfen zu verstehen (14)
- Bei Bedarf kann ein Vertraulichkeitshinweis per Auswahl aus einem DropDown eingefügt werden (15)
- Ein kleines Menü mit klickbaren Links kann das Navigieren in der Mappe vereinfachen (16)
Hier nicht zu sehen; vorformatierte Listen oder Pivottabellen.
Download
Laden Sie die ZIP-Datei herunter und entpacken Sie das Beispiel.
Hinweis: die Vorlagedatei enthält keinen VBA-Code (Makros)!
Überarbeiten
Sie können die entpackte Vorlagedatei bei Bedarf überarbeiten. Beachten Sie bitte, das für das Deckblatt ein Blattschutz (ohne Kennwort!) aktiviert ist, den Sie vor einer Bearbeitung aufheben und nach der Bearbeitung wieder setzen sollten.
Das Deckblatt ist so gestaltet, das es auf einer DIN A4-Seite gedruckt werden kann. Hierzu ist ein Druckbereich definiert, der durch den umlaufenden schwarzen Rahmen definiert wird. Die Felder für die Aufnahme von Informationen wurden entsperrt; bei aktiviertem Blattschutz können nur die nicht gesperrten Zellen bearbeitet werden.
Wenn Sie Zeilen oder Spalten für das Deckblatt gelöscht oder hinzugefügt haben, dann prüfen Sie bitte zwischendurch, das alles auf ein Blatt passt.
Installation
Die Datei selbst benötigt keine Installation.
Sie können:
- per Doppelklick eine neue Arbeitsmappe erzeugen. Die heruntergeladene Datei befindet sich hierzu in einem beliebigen Verzeichnis
- Sie kopieren die Datei in das Verzeichnis der ‚Benutzerdefinierten Office-Vorlagen‘. Fortan steht Ihnen die Datei im Menü ‚Datei / Neu / Benutzerdefiniert‘ zur Verfügung.
Neu! Anleitung demnächst vollständig hier zu finden!